News vom 08.05.2024Nutzung des Firmenfahrzeugs zeitnah eintragen

Voraussetzungen für ein elektronisches Fahrtenbuch.

Aachen. Nach der Rechtsprechung muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlos­sener Form geführt werden. Dies gilt sowohl für Fahrtenbücher in Papierform als auch in digitaler Form. Dazu ein Beispiel aus der Rechtsprechung:

Ein Arbeitnehmer erhielt von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen, den er auch für private Fahrten nutzen durfte. Zur Erfassung der Fahrten nutzte der Arbeitnehmer eine Software anstelle eines Fahr­tenbuchs in Papierform. Die Software soll bei korrekter Anwendung die gesetzlichen Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllen, wie der Hersteller angab. Nachträgliche Stornierungen und Buchungen sind aufgrund der fortlaufend geführten Kilometerstände nicht möglich. Allerdings können Fahrten ab der Erstellung des monatlichen Fahrtenbuchs bis zum Abschluss geändert oder gelöscht werden. Diese Aktualisierungen werden in einer Sicherungsdatei protokolliert und können hier nicht mehr geändert werden, um Manipulationen vorzubeugen.

Im Rahmen einer Außenprüfung stellte die Finanzverwaltung fest, dass der Arbeitnehmer die Eintra­gungen in das Fahrtenbuch nicht zeitnah, sondern in größeren zeitlichen Abständen vornahm. Das Finanzamt hat die Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuchs daher versagt und den geldwerten Vorteil aus der Überlassung des Dienstwagens nach der 1-Prozent-Regelung ermittelt. „Dabei erhöht sich das monatliche Bruttogehalt um ein Prozent des Fahrzeug-Bruttolistenpreises. Durch die Steuer­progression steigt auch der Steuersatz“, informiert Daniela Karbe-Geßler vom Bund der Steuerzahler.

Der Arbeitgeber hat gegen diese Entscheidung geklagt. Seiner Ansicht nach gewährleisteten die zusätzlichen handschriftlichen Notizen eine chronologische und vollständige Erfassung der Fahrten, selbst wenn diese in unregelmäßigen Abständen erfolgen. Zudem sei das Vernichten der Notizen unschädlich und kann nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen. Das Finanzgericht Düsseldorf hat mit Urteil vom 24. November 2023, Az. 3 K 1887/22 H(L), die Klage als unbegründet abgewiesen. Ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllt nicht die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Nachweis der tatsächlichen privaten Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs, wenn nachträgliche Änderun­gen der zuvor erfassten Daten nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien doku­mentiert werden. Das Führen eines Fahrtenbuchs ist nur dann zeitnah, wenn die Eintragungen unmit­telbar nach Abschluss der jeweiligen Fahrten vorgenommen werden.

„Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss vollständig, richtig und mit zumutbarem Aufwand auf die sachliche Richtigkeit hin überprüfbar sein“, erläutert Daniela Karbe-Geßler. Das Finanzgericht konnte zudem kein vertrauensbegründendes Verhalten des Finanzamts feststellen, auch wenn das elektronische Fahrten­buch zuvor nicht beanstandet wurde. Eine bloße Nichtbeanstandung der mit dem gleichen Programm geführten Fahrtenbücher bei früheren Außenprüfungen begründet jedoch keinen Vertrauensschutz.

Um ähnliche Vorfälle zu vermeiden, gibt es ein entsprechendes Muster-Fahrtenbuch in Papierform, das der Bund der Steuerzahler seinen Mitgliedern in der Broschüre „Steuern sparen mit dem Fahrtenbuch“ zur Verfügung stellt.
steuerzahler.de/broschueren