News vom 09.10.2024Geld für Werbung auf dem Mitarbeiter-Auto

Fahrzeugwerbung ist eine gute Sache, wenn man sich streng an die Regeln hält. Wenn nicht, steht das Finanzamt auf dem Plan.

Aachen. Kennzeichenhalterungen oder Werbeaufkleber auf dem Auto sind beliebte, günstige und effektive Werbemittel. Zahlt ein Arbeitgeber jedoch seinen Mitarbeitern Geld dafür, dass sie an ihrem privaten Auto für die Firma werben, muss er strenge Vorgaben einhalten und diese auch tatsächlich umsetzen. Grundsätzlich erlaubt das Einkommensteuerrecht bis zu 256 Euro pro Mitarbeiter für eine solche Fahrzeugwerbung. Das entspricht rechnerisch 21,33 Euro pro Monat beziehungsweise 255,99 Euro pro Jahr. Der Arbeitgeber kann das „Werbeentgelt“ als sonstige Einkünfte behandeln und muss dafür keine Lohnsteuer einbehalten. Das ist in § 22 Nr. 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt.

Ein Problem bei der Fahrzeugwerbung ist der Betrag. Betriebsprüfer achten bei Firmenwerbung auf Privat-Pkw allerdings auf kleinste Fehler. Denn etliche Firmen zahlten in der Vergangenheit – teilweise über Jahrzehnte hinweg – ihren Mitarbeitern allein dafür den Maximalbetrag, dass sie mit der Kennzeichenhalterung Werbung machten. Das Thema ist deshalb häufig vor Finanzgerichten gelandet. Mit der Folge, dass die Arbeitgeber die Lohnsteuer nachzahlen mussten. „Das Hauptproblem bei der Kennzeichenwerbung ist die Vergleichbarkeit“, sagt Maximilian Krämer, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht und Partner der Kanzlei DNK Rechtsanwälte. Viele Autofahrer fahren das kleine Werbe-Logo – beispielsweise von einem Autohaus – völlig kostenfrei mit dem Nummernschild durch die Gegend, ohne dafür einen Cent zu bekommen.

Ein weiterer Aspekt, der kritisch betrachtet wird, ist der Betrag. „Wenn die Grenze bei 256 Euro liegt und der Betrieb genau 255,99 Euro im Jahr bezahlt, erweckt das den Anschein, dass es gar nicht um die Sache geht, sondern nur um die Steuerersparnis“, berichtet Krämer, der die Fahrzeugwerbung grundsätzlich für eine gute Sache hält, wenn man sich an die Regeln hält.

Mit einem Fall aus dem Münsterland beschäftigte sich sogar das oberste Steuergericht, der Bundesfinanzhof. Ein Problem war hier unter anderem, dass die „Werbemietverträge“ an die Laufzeit der Arbeitsverträge geknüpft waren. Dem komme dann „kein eigener wirtschaftlicher Gehalt zu“, so die Richter (Az. VI R 20/20). „Wenn der eigentlich unabhängige Vertrag für die Fahrzeugwerbung an die Dauer des Arbeitsverhältnisses gekoppelt ist, werden die Finanzämter ebenso aufmerksam wie bei dem Betrag von 255,99 Euro“, betont Krämer. Im konkreten Fall musste das Unternehmen die Lohnsteuer für vier Jahre (2.214,80 Euro) nachzahlen.

Wie sollte man es also sinnvoll machen? „Man sollte für die Firmenwerbung auf dem Privatauto einen separaten, schriftlichen Vertrag mit dem Arbeitnehmer aufsetzen“, erklärt der Berater im Steuerstrafrecht. „Gegenüber dem Finanzamt hilft das ungemein.“ Der Vertrag muss unter anderem Vorgaben enthalten, die den werbewirksamen Einsatz des Fahrzeugs sicherstellen. Auch eine Regelung dazu, ob an dem Fahrzeug noch Werbung für andere Firmen angebracht werden darf, muss man fixieren (siehe Checkliste).

Krämer betont, dass die Dokumentation bei diesem Thema – wie so oft – einer der wichtigsten Punkte ist, auf die Arbeitgeber achten müssen. Dazu gehöre auch der Nachweis, dass das Fahrzeug mit der Werbung im Straßenverkehr sichtbar ist. Das kann man beispielsweise durch (Handy-)Fotos festhalten, die man ein bis zweimal im Jahr macht und dann mit zu den Verträgen nimmt.

Da es dieses Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) gibt, über das viel berichtet wurde, sei es schwierig für Unternehmer zu sagen, man habe davon nichts gewusst. „In dem Fall könnte man das Ganze aber mit einer strafbefreienden Selbstanzeige nacherklären und die Steuern plus Zinsen nachzahlen.“ Damit wäre man dann straffrei aus der Sache raus und hätte die Vergangenheit glattgezogen. Für die Zukunft könnte man im Betrieb eine Verfahrensdokumentation oder schriftlich fixierte Handlungsanweisungen einführen – und dann auch problemlos seinen Mitarbeitern Autoaufkleber mit Firmenlogo anbieten und dafür monatlich vielleicht zehn oder 20 Euro zahlen.

Hintergrund: Nicht jede Zahlung eines Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer stellt Arbeitslohn dar. Vielmehr kann ein Arbeitgeber mit seinem Arbeitnehmer neben dem Arbeitsvertrag weitere eigenständige Verträge abschließen. Wenn einem gesondert abgeschlossenen Vertrag allerdings kein eigenständiger wirtschaftlicher Gehalt zukommt, kann dies als zusätzliche Arbeitslohnzahlung betrachtet werden.