News vom 07.11.2023Die E-Rechnung wird Pflicht

Ab 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, ab 2026 auch erstellen und versenden. Was das für das Handwerk bedeutet.

Aachen. In Zukunft sollen alle Unternehmen in Deutschland untereinander nur noch E-Rechnungen stellen. Sie bekommen die Vorsteuer dann nicht mehr aus Papierrechnungen, sondern nur aus elektronischen Rechnungen.

Die Bundesregierung plant als Starttermin für die E-Rechnungs-Pflicht den 1. Januar 2025. Dann müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können; für die Erstellung und Versendung von elektronischen Rechnungen sollen die Betriebe nach den Plänen der Regierung noch ein Jahr mehr Zeit erhalten und damit spätestens ab dem 1. Januar 2026 eigene Rechnungen nur noch elektronisch versenden dürfen.

Viele Handwerksbetriebe würden schon mit E-Rechnungen arbeiten und hätten damit gute Erfahrungen gemacht, berichtet Carsten Rothbart, Abteilungsleiter Steuer- und Finanzpolitik beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH). Zum Beispiel, weil sie mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten (B2G), wo die E-Rechnung seit Längerem vorgeschrieben ist.

„Die Betriebe berichten, dass das zu erheblichen Erleichterungen beim Leistenden und beim Empfänger führt. Vieles, was heute in der Rechnungsverarbeitung oft noch händisch gemacht, kann bei entsprechender Software elektronisch erfolgen“, so Rothbart.

Der ZDH begrüßt die Umstellung auf E-Rechnungen im B2B-Geschäft grundsätzlich. Doch auch wenn die Digitalisierung und Vereinheitlichung der Rechnungsformate auf lange Sicht eine Entlastung für die Betriebe sei, bedeute das zunächst eine größere Umstellung – und die erfordert einen ausreichenden zeitlichen Vorlauf, Geld und Fachpersonal. Da erfahrungsgemäß viele Firmen solche IT-Projekte auf den letzten Drücker organisieren, könnte das zu einer Überlastung der IT-Dienstleister führen, fürchtet der Verband, „die dann zum Flaschenhals bei der Schaffung der notwendigen IT-Infrastruktur in den Unternehmen und Betrieben werden“.

Der ZDH hat sich gegenüber der Bundesregierung deshalb mit Erfolg für eine gestaffelte Einführung nach Unternehmensgröße – bemessen am Vorjahresumsatz – eingesetzt, um den Einführungsprozess zu entzerren. Diese Übergangsfrist wird nach aktuellem Stand für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro erweitert. Denn bei der elektronischen Rechnung handelt es sich keinesfalls um pdf-Dokumente, wie sie viele Betriebe bereits per E-Mail verschicken. Bei einer E-Rechnung werden die Rechnungsdaten vielmehr als strukturierter Datensatz an den Empfänger übermittelt. Optisch ähnelt dieser Datensatz einer html-Seite im Internet. Der Rechnungsempfänger kann die Daten mit entsprechender Software in seiner Buchhaltung weiterverarbeiten.

Betriebe, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, kennen das schon. Sie laden ihre E-Rechnungen meist in entsprechenden Portalen hoch. „Nach anfänglichen Schwierigkeiten hat sich das bewährt. Allerdings hat sich gerade im Bau – also der typischen Branche im B2G-Bereich – herausgestellt, dass die Formate die Besonderheiten von Baurechnungen noch nicht ausreichend berücksichtigen“, berichtet Rothbart. „Man ist gerade dabei, das passfähiger zu machen.“

Der ZDH setzt sich dafür ein, dass der Rechnungsempfang mit der bereits in den Betrieben vorhandenen IT ohne Umstellungsaufwand bewerkstelligt werden kann. In dem vorliegenden Referentenentwurf („Wachstumschancengesetz“, veröffentlicht am 14. Juli) sei allerdings lediglich vorgesehen, dass ein standardisierter Datensatz übermittelt werden soll. Dieser ist mit dem menschlichen Auge nicht lesbar. Die Betriebe wären laut ZDH daher gezwungen, sich zum 1. Januar 2025 Softwarelösungen zur Lesbarmachung von Rechnungen anzuschaffen. Besser wäre es, ein hybrides Rechnungsformat als Standard vorzuschreiben, das eine Lesekomponente enthält, sagt der Verband.

Bekannte Formate für die E-Rechnung sind in Deutschland die „XRechnung“ und das „ZUGFeRD-Format“ - beide basieren auf der Norm CEN 16931. ZUGFeRD ist so ein hybrides Format, welches den Datensatz lesbar macht und für den Empfänger wie eine herkömmliche Rechnung aussieht.

„Vor allem kleine und mittlere Handwerksbetriebe benötigen in der Anfangsphase ein Rechnungsformat, das sie wie gewohnt lesen und verarbeiten können. Dies würde zur Akzeptanz des Vorhabens beitragen. Ein großer Vorteil wäre auch, dass Handwerker dann für alle Kunden – von Privat bis zur öffentlichen Hand – ein einheitliches Rechnungsformat hätten“, sagt ZDH-Steuerexpertin Simone Schlewitz.

Wichtig für das Handwerk sei unter anderem auch, dass der Rechnungsversand und -empfang per E-Mail möglich ist – mit Hilfe einer kostenfreien Software auch als App – und das branchenspezifische Besonderheiten berücksichtigt werden. Bis zum Start sind nur noch anderthalb Jahre Zeit. Es handelt sich also um ein ambitioniertes Projekt für den Gesetzgeber, besonders aber für die Unternehmen. Damit aber noch nicht genug: In einem zweiten Schritt will die Bundesregierung ein bundesweit einheitliches elektronisches Einzelumsatz-Meldeverfahren einführen – um den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen und um eine stärkere Digitalisierung des Steuerverfahrens zu erreichen. „Das greift Ideen auf, die es schon in vielen EU-Staaten – etwa Frankreich und Italien – und teilweise auch weltweit schon seit Jahren gibt", berichtet Carsten Rothbart.

Deutschland habe beschlossen, ein solches Meldesystem nicht nur für grenzüberschreitende Geschäfte, sondern auch für nationale Umsätze einzuführen, warte aber ab, bis die EU einen Vorschlag vorgelegt hat. Der geplante Startpunkt sowohl national als auch europaweit ist 2028. Es wird also in den kommenden Jahren ein weiteres größeres IT-Projekt auf die Unternehmen zukommen. Der Vorteil des zweistufigen Verfahrens sei laut ZDH aber, dass die Betriebe sich jetzt erst einmal auf die Einführung der E-Rechnung konzentrieren können, die für viele noch Neuland ist.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat die wichtigsten Informationen zur Umstellung auf die E-Rechnung für Betriebe zusammengestellt:
 https://shorturl.at/gmzKU

Was dem Handwerk wichtig ist

• Eine gestaffelte Einführung der Pflicht zur E-Rechnung nach Unternehmensgröße
• Eine nutzerfreundliche Software
• Ein kostenfreies Tool inklusive App für unterwegs
• Öffentliche Förderprogramme zur Schaffung digitaler Infrastruktur in den Betrieben
• Weitere spürbare Entlastung bei Melde-, Aufzeichnungs- und Archivierungspflichten
• Möglichkeit des Rechnungsversands an Privatkunden per E-Mail oder auf Papier
• Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen etwa für Einkäufe im Supermarkt oder beim Bäcker
• Ein hybrides (also lesbares) Rechnungsformat als Standard